Softwares de gestão de documentos integram-se a outros sistemas empresariais, como ERPs, CRMs e softwares financeiros. Essa integração garante que os dados contratuais sejam sincronizados em toda a organização, resultando em consistência e precisão.
Algumas empresas combinam um DMS com um CLM e usam o CLM apenas para os contratos PJ de maior risco. Nesses casos, contratos PJ padrão, como NDAs e contratos PJ recorrentes com fornecedores, são processados no DMS. Um DMS também pode ser usado em conjunto com um CLM para aproveitar seu repositório centralizado e armazenamento com preço acessível.
Além disso, empresas que lidam com um alto volume de contratos PJ podem integrar os sistemas e usar um DMS para criar modelos e armazenar e gerenciar documentos. Por exemplo, um CLM pode não ter a capacidade de armazenar documentos relacionados junto com um contrato. Quando as soluções funcionam em conjunto, esses documentos podem ser armazenados no DMS e acessados diretamente por um software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato.
Segurança de dados na gestão de contratos PJ – Um sistema de gerenciamento de documentos pode fornecer medidas de segurança abrangentes para proteger seus dados contra ameaças externas e internas. A criptografia é um mecanismo de segurança essencial para proteger os dados da sua empresa. Os contratos PJ devem ser armazenados com o Advanced Encryption Standard (AES), o padrão americano para a proteção de documentos oficiais. O AES utiliza múltiplas rodadas de criptografia e é mais seguro e confiável do que os métodos mais antigos.
O tráfego de dados deve ser feito via HTTPS com criptografia TLS. Isso evita que dados críticos, como senhas e informações financeiras, sejam capturados por hackers. Os dados dos clientes devem ser protegidos por VPN em data centers na nuvem. Além disso, tecnologias como HSTS devem ser usadas para proteger os serviços em nuvem contra ataques de downgrade e sequestro de cookies.